Avant de pouvoir suivre, contrôler et retracer les stocks, vous devez créer ou entrer les détails de chacun des articles que vous gardez en stock. Vous devrez créer ou importer les renseignements de pièces pour :

• Matières premières
• Sous-ensembles (Work-in-Progress inventorié)
• Produits finis

DataNinja offre aussi la possibilité de créer des Part Types personnalisés; consultez la section « Part Types » ci-dessous.

QuickBooks Online

Les nouvelles pièces devraient être créées dans DataNinja; elles se synchronisent ensuite automatiquement avec QuickBooks.

Si vous ajoutez plus de 20 pièces, il sera plus rapide d'utiliser une feuille de calcul de téléversement. Utilisez la fonction de clavardage sur cette page et demandez une personne; un membre de notre équipe de soutien vous aidera à commencer le téléversement.

NetSuite

Les nouvelles pièces devraient être créées dans NetSuite; elles se synchronisent ensuite automatiquement avec DataNinja. La plupart des renseignements de Part peuvent être mis à jour dans l'un ou l'autre système, mais la création devrait se faire uniquement dans NetSuite. Les pièces créées dans DataNinja ne se synchronisent pas avec NetSuite.

Ajouter une nouvelle pièce

La page Parts est l'endroit où vous ajouterez et configurerez les paramètres propres aux pièces. Une fois tous les stocks importés ou créés dans DataNinja, cette page deviendra un emplacement central pour surveiller les niveaux de stock en temps réel. Accédez à la page Parts en cliquant sur l'onglet Parts dans la barre latérale gauche.

Près du coin supérieur gauche de la page, cliquez sur « Add Part ».

Un panneau latéral devrait maintenant s'afficher du côté droit de l'écran, avec des champs pour les différents identifiants de la pièce, ainsi que les conditions/emplacements d'entreposage, les coûts d'achat et les spécifications de suivi.

Part Number

Il s'agit d'un code unique qui identifie l'article au lieu d'une description. Nous recommandons d'utiliser un identifiant simple, comme « WP5G » ou « 10015 », et de placer les définitions précises dans le champ de description. Le numéro de pièce et la description seront tous deux visibles sur la page Parts après l'enregistrement de la pièce.

Description

Définition/nom complet de la pièce, lisible par l'humain. C'est ici que vous devriez être précis au sujet de l'article, comme « Vitamin A Beta Carotene 20% » ou « Dorsal Resting Hand Orthosis ».

UPC (Optional)

Habituellement utilisé seulement pour saisir le SKU des pièces vendables. Ce champ peut être laissé vide et peut être modifié en tout temps.

Unit Set

Si la pièce est une Raw Material ou un Sub-Assembly, choisissez un ensemble d'unités de mesure (UOM) qui correspond à la façon dont vous UTILISEZ le plus souvent les stocks. Si la pièce est un Finished Good, choisissez un ensemble UOM qui correspond à la façon dont vous VENDEZ habituellement les stocks.

Tracking Type

Le Tracking Type détermine comment DataNinja suit les stocks de cet article.
Part - Quantité d'article (en UOM) et emplacement seulement. Le plus souvent utilisé pour des éléments comme des boîtes de caisse maîtresse.
Batch - Quantité d'article, date de péremption, état de contrôle de la qualité, identifiant (numéro de lot) par emplacement
Sublot (le plus courant) - Quantité d'article, date de péremption, état de contrôle de la qualité, identifiant (numéro de lot), emplacement par conteneur

Serial Type

None (le plus courant) - Aucun suivi de série n'est nécessaire pour la pièce.

Serial Number - Les quantités décimales ne sont pas autorisées. Les sous-lots peuvent être liés à des numéros de série, mais ne peuvent pas être traités selon le numéro de série.

Scan Code - Les quantités décimales ne sont pas autorisées. Les sous-lots peuvent être traités/expédiés selon le numéro de série.

Check Boxes (Optional)

La plupart de ces cases resteront probablement décochées. Par défaut, seule la case « Allow decimal quantities » est cochée.

Tare Weight

Lors de la réception de cette pièce, le poids de l'emballage sera inclus dans le poids reçu. Cela permet un suivi des stocks plus détaillé par poids. Peut être défini à None, Optional ou Required.

Potency

Si cette pièce doit avoir une concentration particulière, cliquez sur « Enable Potency » et entrez la puissance attendue ainsi que l'unité de mesure (ex. mg/g).

Part Classifications

Les classifications servent à identifier les allergènes et les statuts OGM/non-OGM, halal ou casher. Des Part Classifications personnalisées peuvent être créées sur la page Part Classifications; consultez Classifications des pièces pour plus de détails.

Expiration Type and Expires

Le type d’expiration par défaut est « Fixed », ce qui vous permet de définir une date de péremption précise dans le champ Expires. Changer le Type à « Inherited » supprime le champ Expires, et la pièce héritera de la date de péremption de toute pièce consommée pendant la fabrication.

Si « Fixed » est sélectionné, entrez le nombre de jours après la réception initiale des stocks ou la date de production avant la péremption. Si la pièce n'expire pas, laissez la valeur à « Never ».

Vous pouvez entrer les dates de péremption exactes lorsque les stocks sont fabriqués (Finished Goods/Sub-Assemblies) ou lorsque les stocks sont reçus (Raw Materials).

Reorder and Reorder Qty (Optional)

Reorder - Lorsque les stocks descendent sous ce niveau, la pièce sera marquée comme Low Stock (ex. si Reorder est défini à 50 et que le stock actuel est de 45, la pièce est marquée comme Low Stock). Sera mesuré dans la même UOM que celle indiquée dans le champ Unit Set.

Reorder Qty - Précise la quantité à commander une fois le point Reorder dépassé et la pièce marquée comme Low Stock. Sera mesuré dans la même UOM que celle indiquée dans le champ Unit Set.

Purchasing Class (Optional)

Les champs Class (Purchasing, Sales, Part) servent à « étiqueter » les pièces en strates pour le tri, le regroupement et les rapports. Laissez le champ Purchasing Class vide, sauf si vous devez séparer les pièces selon leur source d'approvisionnement.

Standard Cost

Le Standard Cost correspond au coût d'achat/production d'une quantité de la pièce (mesurée dans la même UOM que celle indiquée dans le champ Unit Set).

Le calcul des coûts réels s'activera lorsque les Purchase Orders et les signatures de production seront en direct. Avoir une entrée Standard Cost est une bonne pratique aux fins de rapports et de phase de mise en service.

Emplacement de réception

Lorsque de nouveaux stocks pour cette pièce sont reçus (soit par une réception de matières premières, soit à la suite d'un cycle de production), il s'agit de l'emplacement où les stocks devraient être entreposés.

Sales Class (Optional)

Les champs Class (Purchasing, Sales, Part) servent à « étiqueter » les pièces en strates pour le tri, le regroupement et les rapports. Laissez le champ Sales Class vide, sauf si vous devez séparer les pièces selon la façon dont elles sont vendues. Si les stocks de cette pièce appartiennent à un client ou sont suivis pour un seul client, utilisez le nom du client comme Sales Class.

Standard Price (Optional)

Le prix le plus courant que votre client paie pour acheter une quantité de cette pièce auprès de vous. Laissez vide ou entrez 0 pour toute pièce qui ne sera pas vendue aux clients.

Life Cycle (Optional)

Utilisé pour contrôler quelles transactions (Buy, Mfg, Ship) sont autorisées sur cette pièce. Laissez la valeur à Distribution, sauf si vous voulez restreindre les types de transactions.

Part Class

Les champs Class (Purchasing, Sales, Part) servent à « étiqueter » les pièces en strates pour le tri, le regroupement et les rapports. Part Class sert à regrouper les pièces par catégorie, p. ex. bouteilles, étiquettes, entreposage froid, produits secs, arômes, etc.

Part Type

Est-ce quelque chose que vous achetez? -> Raw Material
Est-ce quelque chose que vous fabriquez puis utilisez dans une autre étape? -> Sub-Assembly
Est-ce quelque chose que vous vendez? -> Finished Good

Vous pouvez aussi créer un Part Type personnalisé en saisissant le nom de la pièce dans le champ et en sélectionnant « Click to Add ____ » dans le menu déroulant.

Default Status (Optional)

Lorsqu'un nouveau lot de cette pièce est reçu, il s'agit du statut qui lui sera automatiquement attribué. L'option par défaut est « Released », mais elle peut être changée à « Failed/Scrapped », « Hold », « Pending », « Quarantined » ou « Use at Risk ». Selon le statut sélectionné, les stocks de la pièce peuvent être restreints pour l'utilisation en fabrication ou empêchés d'être expédiés.

Label Class (Optional)

À moins que vous ne créiez vos propres modèles Label, ce champ (et le menu déroulant) sera vide. Si vous voulez créer votre propre étiquette personnalisée, consultez la page Printer Labels, ou ouvrez une conversation avec notre équipe de soutien et planifiez une rencontre pour en faire créer une.