Comment prévenir les problèmes de démarque inconnue d’inventaire

Meilleures pratiques

• Utilisez les Purchase Orders pour les achats. (Gardez les coûts unitaires exacts.) Assurez-vous que l’unité de mesure et les unités de mesure d’achat sont exactes.

• Utilisez les Sales Orders (Estimates) pour les ventes. Cette pratique corrigera le moment de comptabilisation des revenus et du coût des marchandises vendues, et réduira considérablement les situations où l’inventaire devient négatif. (Vendre un article avant de l’avoir en stock.)

  ** Créez un nouveau numéro de pièce pour chaque matière première ou sous-ensemble non interchangeable, ou lorsqu’il existe un écart de coûts important.

• Ayez les BOM appropriées afin de pouvoir enregistrer correctement, en temps réel, les matières que vous avez consommées et produites pendant la fabrication.

• Mettez en place des processus, ou utilisez les autorisations, pour empêcher toute personne d’utiliser “Quick Receives” ou “Quick Ships”. Cela garantit que les réceptions sont correctement effectuées par rapport aux PO et que les expéditions sont correctement effectuées par rapport aux Sales Orders (Estimates).

• Surveillez quotidiennement votre compte de démarque inconnue d’inventaire, puis détectez et corrigez toute défaillance de processus ayant causé une variation importante. Si vous le faites régulièrement, vous aurez plus de chances de savoir ce qui s’est mal passé et aurez moins de données d’audit à examiner pour déterminer qui a effectué l’action à des fins de formation. Cela facilitera grandement l’application des étapes de correction de la démarque inconnue!

Pratiques à éviter - Nettoyage requis le jour même pour empêcher la création de démarque inconnue

• Supprimer ou modifier directement dans QuickBooks toute transaction comptabilisée synchronisée depuis DataNinja. Si quelque chose doit être corrigé, contre-passez-le du côté de DataNinja, et DataNinja l’annulera dans QuickBooks. L’objectif est de les garder synchronisés afin qu’aucun écart de quantité ne touche la démarque inconnue à la fin de la journée.

• Ne reclassez pas la date d’une transaction comptabilisée du passé vers le futur, ni du futur vers le passé, car cela causera de la démarque inconnue.

• Ne laissez pas l’inventaire devenir négatif dans QuickBooks. La principale cause est l’utilisation de transactions de vente comptabilisées, comme les factures et les reçus de vente. Chaque fois que vous en saisissez une, QuickBooks déduit immédiatement la quantité de l’inventaire. Si vous laissez QuickBooks devenir négatif, il choisit vos paliers de coût, ce qui est problématique. Cela peut aussi se produire si vous contre-passez ou annulez une transaction d’achat comptabilisée historique. La suppression d’une facture fournisseur dans QuickBooks peut potentiellement rendre l’inventaire négatif.

Hygiène quotidienne

1. Examinez et fermez, à partir de DN, toutes les anciennes transactions.
   Tout élément pour lequel vous ne prévoyez pas d’EXPÉDIER ou de RECEVOIR doit être fermé. Tout élément ouvert indique un problème de processus. Quelles transactions n’ont pas été enregistrées? Devons-nous encore les enregistrer? Notre inventaire sera-t-il incorrect après leur enregistrement?

2. Examinez votre WIP ouvert, ce qui est particulièrement utile à la fin du mois, du trimestre et de l’année.
   a. Receiving WIP: Receiving Page >> WIP tab
   b. Shipping WIP: Shipping Page >> WIP tab
   c. Manufacturing WIP: Production Plan Page >> WIP tab

📘

Entrées comptabilisées et non comptabilisées

DataNinja et QuickBooks traitent les transactions COMPTABILISÉES, comme les factures et les reçus de vente du côté des ventes, ainsi que les factures fournisseurs, les dépenses et les chèques du côté des achats, différemment des transactions non comptabilisées recommandées, comme les Estimates du côté des ventes et les Purchase Orders du côté des achats.