Cómo prevenir problemas de merma de inventario

Mejores prácticas

• Use Purchase Orders para compras. (mantenga exactos los costos unitarios). Asegúrese de que la unidad de medida y las unidades de medida de compra sean exactas.

• Use Sales Orders (Estimates) para ventas. Hacerlo corregirá el momento tanto del reconocimiento de ingresos como de COGS y reducirá significativamente los escenarios en los que el inventario queda negativo (venderlo antes de tenerlo disponible para vender).

  ** Tenga un número de parte nuevo para cada materia prima o subensamble no intercambiable (o si existe una diferencia significativa de costos).

• Tenga los BOM adecuados para poder registrar correctamente en tiempo real los materiales que consumió y produjo durante la fabricación.

• Establezca procesos, o use permisos, para evitar que alguien haga “Quick Receives” o “Quick Ships”, ya que esto asegurará el proceso de recibir correctamente contra POs y enviar contra Sales Orders (Estimates).

• Monitoree diariamente su cuenta de merma de inventario y detecte y remedie cualquier falla de proceso que haya causado una variación material. Si lo hace con regularidad, será más probable que sepa qué salió mal y tendrá menos datos de auditoría que revisar para identificar quién lo hizo con fines de capacitación. Esto hará mucho más sencillo seguir los pasos de corrección de merma de inventario.

Prácticas que debe evitar: requieren limparte el mismo día para prevenir la creación de merma

• Eliminar/editar directamente en QuickBooks cualquier transacción posting sincronizada desde DataNinja. Si algo necesita corregirse, reviértalo desde el lado de DataNinja (y DataNinja lo anulará dentro de QuickBooks). El objetivo es mantenerlos sincronizados para que no exista una discrepancia de cantidad que impacte la merma al final del día.

• No reclasifique ninguna fecha de transacción posting del pasado al futuro ni del futuro al pasado, ya que esto causará merma.

• No permita que el inventario quede negativo en QuickBooks. La forma principal en que esto ocurre es mediante transacciones posting de venta (facturas y recibos de venta). Cada vez que ingrese una, QuickBooks deduce al instante la cantidad del inventario. Si alguna vez permite que QuickBooks quede negativo, el sistema elige sus niveles de costo (lo cual es perjudicial). Esto también puede ocurrir al revertir o anular una transacción histórica de compra posting. Que se elimine un Bill de QuickBooks puede llevar el inventario a negativo.

Higiene diaria

1. Revise y cierre desde dentro de DN cualquier transacción antigua.
   Todo aquello contra lo que no planea SHIP o RECEIVE DEBE cerrarse. Cualquier elemento abierto es señal de un problema de proceso. ¿Qué transacciones no se registraron? ¿Aún necesitamos registrarlas? ¿Nuestro inventario quedará incorrecto después de registrarlas?

2. Revise su WIP abierto (especialmente valioso al cierre de mes, trimestre y año)
   a. Receiving WIP: Receiving Page >> WIP tab
   b. Shipping WIP: Shipping Page >> WIP tab
   c. Manufacturing WIP: Production Plan Page >> WIP tab

📘

Entradas posting vs non-posting

Tanto DataNinja como QuickBooks tratan las transacciones POSTING (Invoices y Sales Receipts del lado de ventas, y Vendor bills, expenses y checks del lado de compras) de forma distinta a las transacciones non-posting recomendadas, como Estimates del lado de ventas y Purchase Orders del lado de compras.