Reason Codes

Los Reason Codes son individuales en cada sitio de DataNinja y pueden aplicarse a cualquiera o a todas las Reason Code Actions. Los Reason Codes son una forma de categorizar ciertas transacciones de inventario dentro de DataNinja y vincularlas con cuentas financieras específicas para mejorar el seguimiento de costos de inventario.

¿Por qué importan los Reason Codes?

Los Reason Codes ayudan a explicar por qué ocurrió una transacción de inventario y como debe categorizarse para reportes operativos, de calidad y financieros.

Sin Reason Codes, los cambios de inventario pueden registrarse solo como ajustes de cantidad o movimientos generales de inventario. Esto puede dificultar entender si el inventario se ajustó por daño, inspección fallida, vencimiento, corrección de conteo cíclico, descarte de producción, error de manejo de almacén u otro motivo de negocio. Los Reason Codes ayudan a evitar que se pierda contexto importante detrás de los cambios de inventario.

En DataNinja, los Reason Codes permiten a los equipos:

• Capturar el motivo de negocio detrás de ajustes de inventario, descartes y otras transacciones relacionadas con inventario.
• Mejorar la trazabilidad de inventario documentando por qué cambió el inventario.
• Respaldar calidad y preparación para auditorías manteniendo un historial de motivos y uso de transacciones.
• Mejorar los reportes financieros conectando motivos específicos de transacción con las cuentas financieras correspondientes.
• Reducir el riesgo de que todos los ajustes se agrupen en una cuenta genérica de merma de inventario.

Una vez configurados los Codes, puede ver el historial de creación/edición del Code, así como todas las transacciones donde se ha usado. Para verlos, haga clic en el desplegable de la columna Actions y seleccione 'History' o 'Usage', respectivamente.

Crear un Reason Code

Para crear un Reason Code, haga clic en el ícono de engrane en la parte superior derecha, haga clic en All Lists y luego haga clic en "Reason Codes" en la nueva página. Desde la página Reason Codes, haga clic en el botón "Add Reason Code" en la parte superior derecha.

En el nuevo panel lateral, ingrese un nombre para el Reason Code y seleccione una categoría. Si no hay categorías o desea crear una nueva, escriba el nombre de la categoría y haga clic en el desplegable para crearla.

Ahora seleccione las acciones donde desea que el Reason Code esté disponible. Tenga en cuenta que seleccionar al menos 1 acción impactará transacciones futuras de ese tipo, y el panel lateral de ajuste tendrá entonces la opción de seleccionar ese Reason Code.

Por ejemplo, si el Reason Code está activo en 'Adjust', la próxima vez que se intente un ajuste aparecerá un campo adicional en el panel lateral, como se muestra abajo.

Si se especifica una cuenta en el Code, esa cuenta mostrará cualquier impacto financiero de la transacción completada.

Reason Codes y cuentas financieras de NetSuite

Cuando DataNinja está integrado con NetSuite, los Reason Codes pueden usarse para enrutar ciertas transacciones de inventario a la cuenta financiera correcta.

Esto es importante porque diferentes cambios de inventario pueden tener significados financieros distintos. Por ejemplo, descarte de producción, material vencido, inventario dañado y correcciones de conteo cíclico quizá no deban afectar la misma cuenta.

Si se selecciona una cuenta financiera en el Reason Code, DataNinja usa esa cuenta cuando se completa la transacción relacionada. Debido a que esto puede anular la configuración de NetSuite, los clientes deben confirmar que la cuenta seleccionada en DataNinja coincida con la configuración contable prevista en NetSuite.

Una vez configurados los Reason Code(s), puede editar las Actions en las que se usa cada Code haciendo clic en el botón '+' de la columna correspondiente, o en la marca verde si el Code ya está activo.

Se abrirá un panel lateral para administrar la Reason Code Action. Este panel también puede verse haciendo clic en "Edit" en la columna Actions de la página Reason Code Actions (consulte la guía de Reason Code Actions). En el panel lateral, puede seleccionar si la Action requiere una nota y qué Codes están asociados con la Action. Puede seleccionar un Code predeterminado haciendo clic en el ícono de estrella debajo del Code; la estrella se volverá verde cuando quede establecido como predeterminado.

Busque el Reason Code que desea modificar y haga clic en "Edit". En el nuevo panel lateral de Reason Code, puede volver a elegir si el Code debe ser el predeterminado para la Reason Code Action, pero también puede seleccionar una cuenta financiera para asociarla con el Reason Code. Cualquier cuenta dentro de su Chart of Accounts debe estar disponible para selección.

La cuenta seleccionada determinará qué cuenta financiera se impacta cuando se completan transacciones marcadas con este Reason Code.

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Mejores prácticas de Reason Codes

• Cree Reason Codes suficientemente específicos para respaldar reportes, pero no tan detallados que los usuarios no sepan cuál seleccionar.
• Alinee los Reason Codes con los procesos de calidad, almacén, producción y contabilidad del cliente.
• Use Reason Codes separados cuando distintos tipos de cambios de inventario deban afectar cuentas financieras distintas de NetSuite.
• Evite usar un reason code genérico para todas las pérdidas de inventario, a menos que todas las pérdidas deban tratarse igual financieramente.
• Considere exigir notas para acciones donde pueda necesitarse explicación adicional, como descarte, rechazo o ajuste manual.
• Revise periódicamente el uso de Reason Codes para identificar tendencias, problemas recurrentes o códigos mal utilizados.
• Configurar Reason Codes en DataNinja anulará cualquier configuración de NetSuite, por lo que la mejor práctica es asegurar que NetSuite y DataNinja dirijan las transacciones a la misma cuenta para facilitar el seguimiento.